„Wenn ein Tag nur 36 Stunden hätte?!“ – es sind Gedanken, die mir manchmal durch den Kopf schwingen, wenn viel zu viel ansteht und alles eine hohe Prio hat. Den Gedanken hattest du auch schon, oder? Leider hat der Tag nur 24 Stunden, wovon mindestens sieben Stunden für einen gesunden Schlaf aufgewendet werden sollen, drei Stunden für Mahlzeiten, zwei Stunden für Sport oder weitere Bewegungsaktivitäten, zwei Stunden für Socializing und Familie, und … und… und.. Somit bleiben effektiv 8-10 Stunden für die eigene Karriere, Weiterbildung, Spaßhaben und Co. Also Zeit ist ein ziemlich knappes Gut, das mit Bedacht ausgegeben werden soll. Deswegen ist ein effektives Zeitmanagement das A und O, um alle Tasks und Pläne zufriedenstellend auf die Reihe zu bekommen. Weiterhin stelle ich die top 10 Tipps für ein effektives Zeitmanagement, die ich bereits alltäglich anwende und somit effizienter werde.

  1. To-Do Listen führen

Wenn der Kopf viel zu voll ist, ist es um Einiges schwieriger zu verstehen, was hat man vor und womit soll man anfangen. Damit nichts untergeht, ist es zu empfehlen Notizen zu machen und To-Do Listen zu führen. Welches Medium du dafür einsetzt, ist eine Geschmackssache. Einige nutzen immer noch die klassischen Notizbücher, andere nutzen dafür allmögliche Apps für PCs und mobile Devices. Ich bevorzuge eine App „Wunderlist“, die es sowohl für Desktop, Browser als auch für alle Smartphones gibt. Hier kannst du deine Aufgaben schnell eintragen, kategorisieren, Erinnerungen einstellen und nach dem Abschluss abhacken. Die App steht dir mit den Standardfunktionen kostenlos zur Verfügung und begleitet dich gut und praktisch im Alltag.

Für weitere Notizen, wie beispielsweise interessante Informationen bzw. Online-Artikel, Denkanstöße und Dokumente für die Erledigung meiner Aufgaben, nutze ich „Evernote“. Genauso wie Wunderlist ist Evernote für diverse Geräte und als Browser-Plugin verfügbar. Darüber hinaus erlaubt dir Evernote Notizbücher zu verschiedenen Themen zu führen, Dokumente und Bilder hochzuladen und für weitere Nutzer freizugeben.

Nimm dir morgens oder am besten noch am Vorabend 10 Minuten Zeit, um alle Aufgaben, nieder zu schreiben und starte erfolgreich in den neuen Tag.

  1. Priorisieren

Nachdem deine To-Dos runter geschrieben sind, ist es wichtig die bevorstehenden Aufgaben nach Relevanz und Dringlichkeit zu priorisieren. Generell fällt es einem immer schwer die Wichtigkeit der einzelnen Tasks einzustufen, denn häufig erscheinen alle Aufgaben als super dringend und wichtig, und sollten eigentlich schon vorgestern gemacht werden.

Setze Prioritäten je nach eigener Zielsetzung bzw. weiteren Faktoren wie: Deadlines, Einfluss auf den weiteren Verlauf für dein privates oder Arbeitsleben, Teilnahme und Interessen anderer Parteien an dem Erfolg der abgeschlossenen Tasks (z.B. Kunde, Kollege oder Familie, die sich auf dich verlassen).

Für die Priorisierung gibt es mehrere Methoden. Ich stelle hier eine vor, die ich ebenfalls alltäglich einsetze. Das ist eine Mischung aus der Kategorisierung der Aufgaben nach dem A-B-C-D Prinzip von Brian Tracy und dem Eisenhower-Prinzip. Im ersten Schritt werden den einzelnen Tasks die Stufen der Dringlichkeit vergeben:

  • A: Die Aufgabe hat eine hohe Bedeutung und „muss“ unbedingt sofort erledigt werden, sonst hat es schwere negative Konsequenzen, zum Beispiel Verlust eines Kunden.
  • B: Die Aufgabe ist wichtig und „soll“ gemacht werden, ist aber nicht dringend. Wenn man die Aufgabe nicht schafft, hat es wenige negative Konsequenzen, allerdings sollte sie nicht aus der Liste der Wichtigkeit verschwinden.
  • C: Die Aufgabe wird als „nice to do“ eingestuft. Könnte gemacht werden, jedoch gibt es keine negativen Konsequenzen, wenn sie an diesem Tag nicht geschafft wird.
  • D: Die Aufgabe hat absolut keine hohe Priorität, keine Konsequenzen und die Welt wird nicht untergehen, wenn man nicht dazu kommt.

Sobald die Prioritätsstufen vergeben sind, wird das Eisenhower-Prinzip eingesetzt. Das heißt alle As werden sofort selbst erledigt, alle Bs werden terminiert und anschließend ebenso selbst erledigt, alle Cs werden an kompetente Kollegen oder Familienmitglieder delegiert, alle Ds, die weder dringend noch wichtig sind, werden eliminiert.

Beim Einsatz dieser Methode gelingt es relativ schnell zu entscheiden, womit anzufangen ist und somit wird der Kopf auch wieder freier.

  1. Deadlines setzen

Fristen sind immer gut, sonst schiebt man die Aufgaben immer gerne weiter nach hinten und irgendeinmal verschwindet die Task komplett von der Liste. Nutze die obere To-Do-Liste mit deinen Prioritäten und terminiere die einzelnen Aufgaben entsprechend der Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Deadlines sollen realistisch gesetzt werden und keinen Druck aufbauen, denn somit wird die Aufgabe schnell zur Last, die zur Entwicklung der „Aufschieberitis“-Krankheit führt.

  1. Nicht prokrastinieren – „Eat that Frog!“

Prokrastination oder Aufschieberitis wird diagnostiziert, wenn man die wichtigsten A-To-Dos immer wieder nach hinten schiebt. Es sind meistens die Aufgaben, die eine hohe Bedeutung und gravierende Konsequenzen haben, jedoch genau aufgrund ihres umfassenden Volumens nach hinten priorisiert werden. Man kennt solche Situationen aus seinen Studienzeiten. Jeden Tag nimmt man sich vor, endlich für die Klausur zu lernen oder sich gleich nach dem Frühstück an die Hausarbeit zu setzen. Jedoch findet man immer wieder einige Ausreden, um dies nicht zu tun. Auf einmal werden Putzen und Staubsaugen interessant, dann wird Facebook und Instagram gecheckt, danach folgt ein „wichtiges“ Telefonat mit einem Freund oder einer Freundin. Und so bleibt die wichtige Aufgabe auf der Strecke bis der Tag „X“ kommt und man schwitzt und schwitzt unter einem krassen Druck, um die Aufgabe noch rechtzeitig zu finalisieren.

„Wofür der Stress?“ – fragt man sich. Der berühmte Zeitmanagement Experte Brian Tracy sagt – Eat that Frog! Das heißt – fang mit der größten und der schlimmsten Aufgabe zuerst an, danach bist du erleichtert und kannst mit den kleineren Aufgaben flott fortsetzen.

  1. Nicht zu viel vornehmen – fokussieren.

Vor einiger Zeit hieß es – Multitasking ist gut und es ist durchaus positiv, wenn jemand gleichzeitig an mehreren Aufgaben parallel arbeiten kann. Aufgrund eigener Erfahrung kann ich nun behaupten: NEIN, gleichzeitig an mehreren Baustellen zu arbeiten, bringt nicht viel. Vielleicht ist es schön, wenn man dazu fähig ist, seine Hirnzellen effektiv für die Lösung mehrerer Aufgaben einzusetzen. Jedoch zeigt die Praxis, dass im Endeffekt aufgrund gleichzeitiger Bearbeitung das Ergebnis eine viel niedrigere Qualität aufweist als wenn man auf einer Sache fokussiert gearbeitet hätte.

Nimm dir nicht all zu viel vor. Arbeite step-by-step deine To-Do-Liste fokussiert ab und lass dich nicht ablenken.

  1. Störquellen eliminieren

Wenn die Aufgabe keinen Spaß macht, lässt man sich relativ schnell ablenken. Möchtest du mehr Zeit für dich haben? Dann lerne die unnötigen Störquellen zu eliminieren. Dazu zählen: „Einfliegende“ Email, WhatsApp Messages, Push-Benachrichtigungen, soziale Netzwerke, ständige Fragen, unnötiges Suchen diverser Unterlagen auf deinem Arbeitstisch oder innerhalb der chaotischen Ordnerstruktur, Telefongespräche, unvorbereitete Meetings und Co.

Schreibe alle Störquellen auf, die in deinem Fall Zeiträuber sind, und versuche eine Lösung zu finden, um diese Störfaktoren zu vermeiden. Hier sind ein paar Beispiele für meine Störquellen und deren Beseitigungsmethoden:

  • Störquelle 1: Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone. Lösung: Handys entweder weg packen oder auf lautlos stellen und umdrehen.
  • Störquelle 2: Ständiges Einfliegen der Emails & internen Benachrichtigungen. Lösung: Zeitblöcke einführen für den Email-Check, Skype und Kalender für einen gewissen Zeitraum abschalten.
  1. Zeitmanagement heißt Delegieren

Lerne die Aufgaben zu delegieren! Natürlich gibt es Aufgaben, die nur du perfekt machen kannst. Keine Zweifel! Nur sollten deine Kollegen oder Familienmitglieder ebenso lernen die Verantwortung zu übernehmen und dich somit zu entlasten. Sogar wenn es nicht 100% nach deinem Gusto ist, bekommst du mehr Luft für die A-Prios und wie man so schön sagt – „Einen Tod muss man sterben“.

  1. Nein Sagen

„Nein-Sager“ haben immer mehr Zeit für sich und schaffen es immer um 18 Uhr pünktlich nach Hause zu gehen. Die chronischen „Ja-Sager“ versuchen immer allen zu helfen, verzetteln sich dabei voll, und schaffen somit ihren eigenen Aufgaben-Set nicht. Am Ende müssen sich noch genau die „Ja-Sager“ rechtfertigen, weil sie ausnahmsweise rebellieren und endlich nur für sich arbeiten wollen.

Natürlich sollte man hilfsbereit sein, aber ständiges „Ja-Sagen“ hat noch keinen nach vorne gebracht. Daher versuche deine Kollegen „zu erziehen“, dass du nicht ständig für Fragen und Hilfe erreichbar bist, das führt sogar zu mehr Respekt und Wertschätzung.

  1. Reflektieren und vorausschauend planen

Reflexion und Analyse der eigenen Erfolge und Misserfolge am Tag hilft ebenso für ein besseres Zeitmanagement. Nimm dir am Abend 15 Minuten Zeit, um Revue passieren zu lassen, deine eigenen Tageserfolge zu feiern und die Optimierungstaktiken abzuleiten. Manchmal hilft es auf Monats- Wochen- und Tagesbasis zu planen, um stufenweise den Überblick für den bevorstehenden Arbeitsumfang, zu verschaffen und effizienter seine Zeit zu planen.

  1. Abschalten und Stress abbauen

Zeitplanung und –management hin oder her, man braucht auch Zeit für sich, um neue Impulse, Motivation und Inspiration zu holen. Dafür sollte man einfach abschalten und kreative Zeitpuffer einbauen. Sei es Sport, Meditation, Socializing, Kaffee-Pausen oder einfach ein Spaziergang, nimm dir etwas Zeit zum Ausgleich und dann gelingt auch jedes Zeitmanagement flotter.

Ich hoffe mit diesen 10 Tipps für ein effektives und effizientes Zeitmanagement wirst du glücklicher und zufriedener mit dir selbst, denn wie man so schön sagt: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

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